Συμβουλές, στρατηγικές και εργαλεία για την αύξηση της συνεργασίας
Η μετάβαση στην εξ αποστάσεως εργασία έχει αλλάξει τον τρόπο που οι ομάδες συνεργάζονται. Αυτή η μετάβαση παρέχει πολλές ευκαιρίες αλλά και προκλήσεις, τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τους εργαζόμενους. Μία από τις μεγαλύτερες προκλήσεις είναι ο κίνδυνος δημιουργίας απομονωμένων ομάδων με αντίστοιχη μείωση της αποτελεσματικότητας.
Σε αυτό το άρθρο, μοιραζόμαστε πρακτικές συμβουλές, στρατηγικές και εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την ενίσχυση της συνεργασίας μεταξύ των εργαζομένων, όπου και αν βρίσκονται.
Καλλιεργήστε μια κουλτούρα ανοιχτής επικοινωνίας: Η δημιουργία ενός περιβάλλοντος όπου οι εργαζόμενοι νιώθουν άνετα να μοιράζονται ιδέες και ανησυχίες, είναι θεμελιώδες για την προώθηση της συνεργασίας. Για παράδειγμα:
- Πρωινές Συναντήσεις: Οργανώστε σύντομες καθημερινές συναντήσεις (15-20 λεπτά ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας), όπου τα μέλη της ομάδας μοιράζονται τους στόχους τους για την ημέρα και τυχόν προβλήματα που αντιμετωπίζουν. Αυτή η απλή πρακτική προάγει διαφάνεια και συνεργασία και βοηθά στην ανάπτυξη εποικοδομητικών σχέσεων.
- Ανταλλαγή απόψεων: Διαθέστε μία ημέρα κάθε εβδομάδα για ανοιχτές συζητήσεις, επιτρέποντας στους εργαζόμενους να εκφράσουν ελεύθερα τις σκέψεις και τις προτάσεις τους. Για να ενισχύσετε το αίσθημα της “ομάδας”, μην τους δίνετε τις απαντήσεις έτοιμες – αφήστε τους να σκεφτούν οι ίδιοι και να προτείνουν πιθανές λύσεις!
Υιοθετείστε εργαλεία βιντεοδιάσκεψης: Τα εργαλεία βιντεοδιάσκεψης είναι εξαιρετική λύση για την εξάλειψη της απόστασης και την ενίσχυση της αλληλεπίδρασης μεταξύ ομάδων. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία όπως το Teams και το Google Meet για:
- Μηνιαίες συναντήσεις: Καθιερώστε μηνιαίες βιντεοσυναντήσεις που να επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να συζητήσουν όχι μόνο για τη δουλειά αλλά και να μοιραστούν προσωπικά τους νέα, δημιουργώντας μια πιο φιλική και θερμή ατμόσφαιρα.
- Διαδραστικά Εργαστήρια: Διεξάγετε εργαστήρια μέσω βιντεοδιάσκεψης για να συνδυάσετε ιδέες, να ενθαρρύνετε τη δημιουργικότητα και να χτίσετε πιο ισχυρές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας.
Χρησιμοποιήστε εργαλεία Διαχείρισης Έργων (Project Management): Τα εργαλεία διαχείρισης έργων είναι σημαντικά για αποτελεσματική συνεργασία, ιδιαίτερα όταν αύτη είναι εξ ’αποστάσεως. Δύο ιδέες για το πως μπορούν να χρησιμοποιηθούν είναι:
- Ανάθεση Καθηκόντων και Προθεσμιών: Χρησιμοποιήστε αυτά τα εργαλεία για την ανάθεση καθηκόντων και τον καθορισμό προθεσμιών. Για παράδειγμα, στο Trello, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα για κάθε έργο, να προσθέσετε κάρτες για τα καθήκοντα και να ορίσετε προθεσμίες.
- Παρακολούθηση Προόδου σε Πραγματικό Χρόνο: Με εργαλεία όπως το Asana ή το Monday.com, οι ομάδες μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο του έργου σε πραγματικό χρόνο, εξασφαλίζοντας ότι όλοι είναι συντονισμένοι.
Καθιερώστε ξεκάθαρά κανάλια επικοινωνίας: Η ασάφεια είναι ο εχθρός της συνεργασίας. Δώστε το παράδειγμα και χρησιμοποιήστε στρατηγικές όπως:
- Εφαρμογές Chat για Γρήγορη Επικοινωνία: πλατφόρμες όπως το Slack ή το Microsoft Teams που είναι συμβατές με κινητά, είναι ιδανικές για γρήγορες ερωτήσεις και ανεπίσημες συνομιλίες. Δημιουργήστε κανάλια για διάφορα θέματα ή ομάδες.
- Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο για Επίσημη Επικοινωνία: Οι εφαρμογές Chat είναι χρήσιμες, αλλά όχι για τα πάντα. Χρησιμοποιήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επίσημες επικοινωνίες και αποστολή έγγραφων, ώστε να υπάρχει ξεκάθαρη ιστορικότητα και υπευθυνότητα.
Ενθαρρύνετε τη συνεργασία μεταξύ τμημάτων: Η συνεργασία των τμημάτων είναι κλειδί για την εξάλειψη της απόστασης. Από τη δική μας εμπειρία στην LMW, καθώς και από τη συνεργασία μας με εταιρείες που έχουν υιοθέτηση την εξ ‘αποστάσεως εργασία εδώ και πολλά χρόνια, προτείνουμε:
- Εφαρμόζουμε συναντήσεις μεταξύ τμημάτων: Οργανώστε τακτικές συναντήσεις κατά τη διάρκεια των οποίων μέλη από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας συζητούν λύσεις και προτάσεις γύρω από ένα συγκεκριμένο θέμα. Πολλές καινοτόμες ιδέες έχουν προέλθει από τέτοιες συναντήσεις!
- Διαφορετικές Ομάδες: Δημιουργήστε ομάδες με μέλη από διάφορα τμήματα για να εργαστούν σε έργα, προωθώντας την ποικιλία σκέψης και δεξιοτήτων.
Δημιουργήστε ηλεκτρονικούς χώρους συγκέντρωσης και ανταλλαγής γνώσης: Η αποτελεσματική ανταλλαγή γνώσης γεφυρώνει την απόσταση. Προτείνουμε:
- Πρόσβαση σε χρήσιμα έγγραφα και πληροφορίες: Χρησιμοποιήστε το Google Drive, το Microsoft SharePoint ή το Confluence για να δημιουργήσετε κοινόχρηστους χώρους αποθήκευσης χρήσιμου υλικού και πληροφοριών. Να θυμάστε ότι η εύκολη πρόσβαση και ανεύρεση υλικού μπορεί να βοηθήσει στην επιτάχυνση της υιοθέτησης από τα μέλη της ομάδας.
- Βέλτιστες πρακτικές αρχειοθέτησης: Ενθαρρύνετε τους εργαζόμενους να ακολουθούν βέλτιστες πρακτικές στον τρόπο που αποθηκεύουν και μοιράζονται πληροφορίες, έτσι ώστε οι υπόλοιποι χρήστε να βρίσκουν εύκολα αυτό που αναζητούν. Η διοργάνωση τακτικών εκπαιδεύσεων τα βοηθήσει την σωστή εφαρμογή. Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε έναν διαγωνισμό για τον “Πρέσβη Βέλτιστων Πρακτικών” του μήνα ή του τριμήνου.
Παρέχετε εκπαίδευση και πόρους: Η παροχή εξ ‘αποστάσεως εργαζομένων με τις σωστές δεξιότητες και γνώσεις είναι ζωτικής σημασίας. Μερικά παραδείγματα:
- Εργαστήρια σωστής χρήσης εφαρμογών συνεργασίας: Καθιερώστε τακτικά εργαστήρια πάνω στην αποτελεσματική χρήση εργαλείων όπως το Teams, το Monday.com, το SharePoint και πολλά άλλα που μπορεί να χρησιμοποιείτε στην επιχείρηση η στο συγκεκριμένο τμήμα. Παρουσιάστε πρακτικές συμβουλές και βέλτιστες πρακτικές και αφήστε τους συμμετέχοντες να μοιραστούν πώς οι ίδιοι έχουν ανακαλύψει διάφορες λειτουργίες.
- Προσβάσιμα Εκπαιδευτικά Βίντεο: Διατηρήστε μια βιβλιοθήκη εκπαιδευτικών βίντεο και οδηγών, όπως “Πώς να διεξάγετε μια αποτελεσματική συνάντηση” ή “Μεγιστοποιήστε την παραγωγικότητα με εργαλεία διαχείρισης έργων”. Αξίζει να δείτε εάν ο πάροχος της εφαρμογής παρέχει εκπαιδευτικά βίντεο ή μπορεί να παρουσιάσει ζωντανά σε κάποιο από τα εργαστήρια.
Προωθήστε ομαδικές δραστηριότητες: Η δημιουργία σχέσεων μεταξύ των εξ αποστάσεως εργαζομένων είναι κρίσιμη για τη συνεργασία. Ρωτήστε τους εργαζόμενους σας τι θα θεωρούσαν μια συναρπαστική δραστηριότητα. Για παράδειγμα:
- Virtual Escape Rooms: Διοργανώστε ομαδικές δραστηριότητες, όπως virtual escape rooms ή διαδικτυακά παιχνίδια τρίβια (το Kahoot είναι μια καλή εφαρμογή για τρίβια και άλλες online δραστηριότητες).
- Εθελοντικές Δραστηριότητες: Ενθαρρύνετε όλους τους εργαζόμενους να συμμετάσχουν σε εθελοντικές δραστηριότητες όπου και αν βρίσκονται. Με αυτό τον τρόπο προωθείται το αίσθημα κοινού σκοπού. Θυμηθείτε να τους ζητήσετε να τραβήξουν φωτογραφίες ή βίντεο για να τα μοιραστούν στην εσωτερική σας κοινότητα ή/και στα social media.
Αποτελέσματα αντί για ωράριο: Η μέτρηση της απόδοσης με βάση τα αποτελέσματα και όχι τις ώρες εργασίας, είναι ζωτικής σημασίας στην εξ αποστάσεως εργασία. Χρησιμοποιήστε αυτές τις προσεγγίσεις για ένα καλό ξεκίνημα:
- Στόχοι προσανατολισμένοι στα αποτελέσματα: Συμφωνείστε σαφείς στόχους που επικεντρώνονται στα αποτελέσματα και ελέγξτε τακτικά την πρόοδο προς την επίτευξή τους.
- (Συν)εργασία βασισμένη στην εμπιστοσύνη: Εμπιστευθείτε τους εργαζόμενους σας να φέρουν τα επιθυμητά αποτελέσματα και επικεντρωθείτε στην ισορροπία μεταξύ εργασίας και προσωπικής ζωής, προωθώντας ένα πιο υγιές περιβάλλον εργασίας.
Δημιουργία ευκαιριών για προσωπική επαφή: Η εξ αποστάσεως εργασία έχει πολλά πλεονεκτήματα, όμως η προσωπική επαφή μπορεί να είναι ανεκτίμητη. Μερικές ιδέες που έχουμε δει να λειτουργούν θετικά σε πελάτες μας περιλαμβάνουν:
- Ετήσια απόδραση: Σχεδιάστε μια ετήσια απόδραση της επιχείρησης, όπου οι εξ αποστάσεως εργαζόμενοι θα μπορούν να συναντηθούν από κοντά, να γνωριστούν καλύτερα, και να χτίσουν πιο ισχυρούς δεσμούς.
- Περιφερειακές συναντήσεις: Διοργανώστε μικρότερες, περιφερειακές συναντήσεις για ομάδες ή τμήματα, κατά τη διάρκεια των οποίων θα λύσουν προβλήματα, θα θέσουν στόχους και θα συνεργαστούν πρόσωπο με πρόσωπο.
Η συνεργασία μεταξύ των εξ αποστάσεως εργαζομένων είναι μια σύνθετη προσπάθεια που απαιτεί συνδυασμό στρατηγικών, εργαλείων και πάνω απ’ όλα κουλτούρας. Με την προώθηση της ανοιχτής επικοινωνίας, την υιοθέτηση σχετικής τεχνολογίας και την εφαρμογή των στρατηγικών που συζητήθηκαν εδώ, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο και παραγωγικό περιβάλλον για όλους τους εργαζόμενους.
Να θυμάστε ότι ο τρόπος συνεργασίας εξελίσσεται, επομένως παραμείνετε ανοιχτοί σε σχόλια και προτάσεις, και αναθεωρείτε συνεχώς την προσέγγισή σας, ώστε να μπορείτε να ανταποκρίνεστε αποτελεσματικά στις ανάγκες της ομάδας σας. Τελικά, η κατάργηση των απομονωμένων ομάδων και εργαζομένων, και η βελτίωση της εξ αποστάσεως συνεργασίας θα ωφελήσει όχι μόνο τον οργανισμό σας αλλά και θα βοηθήσει τους εξ αποστάσεως εργαζομένους σας να προοδεύσουν.
